التحول من أسلوب الإدارة التقليدية إلى أسلوب الإدارة الالكترونية
جامعة بابل تشهد تطورات متسارعة في أقسامها الإدارية والخدمية

شهدت الأقسام الإدارية والخدمية في رئاسة جامعة بابل تطورات كمية ونوعية متسارعة خلال السنتين الأخيرتين في سبيل الارتقاء بتقديم الخدمات الجامعية والمجتمعية و تلبية المتطلبات المتزايدة للجامعة والمتزامنة مع زيادة عدد كلياتها وأقسامها ومراكزها لاسيما أن الحاجة قد برزت باتجاه الأتمتة على مستوى الجامعة لتتحول من أسلوب الإدارة التقليدية التي تعتمد الوسائل اليدوية إلى أسلوب الإدارة الالكترونية لغرض تحقيق السرعة والدقة والتخصص في تطبيق الأنظمة والتعليمات وتبسيط الإجراءات الإدارية باتجاه الإدارة الحديثة التي تعتمد تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات في عملها سعياً إلى تحقيق التميز وجودة الأداء في العمل الإداري الذي يقود إلى توفير الوقت والجهد والمال. وأوضح الاستاذ الدكتور جواد كاظم الجنابي مساعد رئيس الجامعة للشؤون الادارية ان الأقسام الإدارية تشكل دوراً محورياً في الجامعة تسهم في تحقيق رسالتها ورؤيتها وأهدافها ، فمنذ تأسيس الجامعة عام (1991م ) أسست ثلاثة أقسام هي قسم الشؤون القانونية والإدارية وقسم التخطيط والمتابعة وقسم الشؤون الماليّة، وفي مطلع عام ( 2004م )، أضيفت إليها الشعب الخدمية: الزراعية والآليات والصيانة والمحطات، وفي العام ذاته تم استحداث شعبة الإسكان المركزية ثمُّ وحدتي الموقع الالكتروني للجامعة والأرشيف الالكتروني وشعبة قاعدة البيانات (شعبة المعلوماتية الإدارية حالياً) ، أما في عام ( 2005م ) تمًّ استحداث أربع وحدات قانونية هي: العقود واللجان التحقيقية والكفالات والتصديقات والدعاوى والاستشارات القانونية ، وفي عام ( 2007م ) تم استحداث ثلاث وحدات هي: وحدة الأنظمة الشبكية ووحدة المتابعة ووحدة إصدار الهويات، تبعه في عام (2008م ) استحداث خمس وحدات هي: التطوير الإداري والعلاوات والترفيعات المركزية والأملاك والتحديث القانوني وخامسة مرتبطة بقسم الشؤون المالية هي: وحدة المشتريات ، اما في عام 2011 فقد تم استحداث شعبتي التوظيف والملاك والموارد البشرية لتضما جميع الوحدات المعنية ليصبح قسم الشؤون القانونية والإدارية يضم شعبٍاً أربع وقد صادق معالي الوزير على استحداث تلك الشعب إضافة الى المصادقة على استحداث شعب المعلوماتية الإدارية والإسكان والصيانة والمحطات والآليات والشعبة الزراعية ( حسب كتاب الدائرة القانونية والادارية ذي العدد 36 في 8/ 3/ 2011)، فضلا عن الوحدات المرتبطة بها التي استحدثت بأمر السيد رئيس الجامعة. وفي عام (2012) تمّ استحداث قسم الصيانة والادامة (حسب كتاب الدائرة القانونية والادارية وق/4/2/5546 في 29/2/2012).


واشار المساعد الاداري الى ان من الأهداف الرئيسة من استحداث جميع تلك الشعب والوحدات هو تلبية المتطلبات المتزايدة للجامعة والمتزامنة مع زيادة عدد كلياتها وأقسامها ومراكزها، وتطلب ذلك تهيئة مقومات نجاح العمل الإداري وتوفير مستلزمات نجاحه وإيجاد محيط عمل محفز وداعم. وقد سعت الجامعة إلى إعادة تنظيم هياكلها التنظيمية لضمان الانسجام بين الهيكل التنظيمي لرئاسة الجامعة وجميع الكليات لتحقيق التكامل وانسيابية العمل ونجاحه وتسهيل عملية الإشراف، لذلك تم إعداد دليل خاص بالتوصيف الوظيفي وتم تشكيل لجنة مختصة قدمت وصفاً للوظائف كافة ( العلمية والفنية والإدارية ) التي بلغ عددها ( 104 ) وظيفة لغرض تحديد المسؤوليات الموكلة لشاغلي الوظائف من خلال معرفة الموظف بالواجبات اليومية والواجبات الدورية والواجبات الوقتية باتجاه حشد المهارات ووضعها في الأماكن التي تحتاج إليها، لذا ابتدءاً تم الاهتمام بالموارد البشرية لضمان إسهامها المهني الكامل في الارتقاء بمؤسسية العمل وتحقيق أهدافه من خلال التركيز على تنمية المواهب لدى العديد من الموظفين بشكل خاص وإطلاق العنان لقدراتهم ومنحهم الفرص اللازمة لإبراز إمكاناتهم والعمل على بناء القدرات بإقامة برامج تدريبية مكثفة لتشمل معظم الموظفين في الجناح الإداري ، لاسيما أن الحاجة قد برزت باتجاه الأتمتة على مستوى الجامعة لتتحول من أسلوب الإدارة التقليدية التي تعتمد الوسائل اليدوية إلى أسلوب الإدارة الالكترونية لغرض تحقيق السرعة والدقة والتخصص في تطبيق الأنظمة والتعليمات وتبسيط الإجراءات الإدارية باتجاه الإدارة الحديثة التي تعتمد تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات في عملها سعياً إلى تحقيق التميز وجودة الأداء في العمل الإداري الذي يقود إلى توفير الوقت والجهد والمال ، وتم اتخاذ سلسلة من الإجراءات المتكاملة ، منها: إعداد أنظمة برمجية شبكية تمًّ تطبيقها في عمل جميع التشكيلات الإدارية والمالية والقانونية كأنظمة الأرشيف الالكتروني وأنظمة الرواتب والملاك والمخازن ونظام الآليات الخ ، وقد رافق ذلك إقامة معارض سنوية خلال العامين الدراسيين (2007 - 2008 و2008 – 2009 ) حول الأنشطة البرمجية في دائرة المساعد الإداري حضرها عددٌ من المتخصصين من داخل الجامعة وخارجها وعددٌ من ممثلي الشركات الخاصة بالبرمجيات ، وتم نتيجة لتلك الجهود الخيرة ربط جميع الكليات مع رئاسة الجامعة بشبكة الكترونية لخزن وتناول وتبادل كافة البيانات والمعلومات الخاصة بالتدريسيين والموظفين من خلال نظام الأفراد الشبكي ونظام الملاك الذي بعمل بشكل موقعي كبديل للأول في حال تعرض الشبكة لأي عطل، ونظام الأرشيف الالكتروني ونظام الآليات والقانونية .. الخ. اذ أصبح من الممكن إعداد قوائم الملاك الخاصة بالجامعة وتحديد الشواغر خلال دقائق معدودة وتوفير نسخ الكترونية بديلة لجميع أضابير منتسبي الجامعة ، ومثلها للبريد الدوار، وتهيئة السّير الذاتية التي تضم تغطية كاملة لمعظم أنشطة منتسبي الجامعة ، والعمل جار حالياً على توثيق وحفظ نسخ اليكترونية عن كافة ملفات الأفراد والموارد والشؤون القانونية.


واضاف: لقد تميزت جهود العاملين في شعب الشؤون الإدارية بقسم الشؤون القانونية والادارية بديوان رئاسة الجامعة، واصبحت جامعتنا السباقة بين الجامعات العراقية في مصادقة ملاكاتها مع وزارة المالية وتم انجاز 98 % من إجراءات صحة الصدور ولكافة منتسبي الجامعة وتنظيم الترفيعات والعلاوات السنوية لجميع المستحقين على مستوى الجامعة بدقه وشفافية تامة مع اعتماد أنظمة برمجية أعدت لهذا الغرض كما نظمت بشكل دقيق معاملات الفصل السياسي، و إجراءات التعيين التي تمت بشفافية تامة مع متابعة إجراءات الحذف والاستحداث مع وزارة المالية ، فضلا عن انجاز معاملات التقاعد ضمن المواعيد المحددة.وأما الشؤون القانونية فتابعت انجاز توثيق الأنشطة اليومية للوحدات القانونية خاصة فيما يتعلق بالتحديث للقوانين والتعليمات النافذة والخاصة بالمؤسسات الجامعية ومتابعة حسم اللجان التحقيقية على مختلف أنواعها والتجاوزات القانونية وأرشفة كافة الملفات الخاصة باللجان التحقيقية والدعوى والكفالات والتصديقات الكترونيا وفي سجلات ورقيه وإضافة الخدمة ومتابعة انجاز معاملات التقاعد وإجراءات التثبيت بالنسبة للمعينين الجدد وتنظيم سجلات اليكترونية وورقية للجان التدقيقية. وتابع قائلا: أما الشؤون المالية فان جامعتنا سباقه في انجاز الجرودات السنوية وتسديد الحسابات الختامية سنويا وتحقيق نسبة صرف من الموازنة لا تقل سنويا عن 95% أما على مستوى الشؤون الإدارية فعادة تتم المصادقة على الملاك بوقت قياسي إذ حصل الجناح الإداري على العديد من كتب الشكر والتقدير من معالي وزير التعليم العالي والبحث العلمي وكذلك من السيد الوكيل الأقدم. أما على صعيد قسم الدراسات والتخطيط فتم إعداد الدراسات الخاصة بالعملية التخطيطية مع التركيز على مؤشرات النمو ونسب التنفيذ والاتجاهات المستقبلية، ومتابعة جدول المصروفات الشهرية بما في ذلك نسب الصرف بحسب أبواب الموازنة الاعتيادية السنوية فضلا عن الأنشطة العديدة التي يقوم بها القسم. وعلى صعيد قسم الصيانة والإدامة فقد تم تطوير شبكات الماء الصافي ومضاعفة مستوى الضخ، فتم رفد شبكة الماء الخابط بمصادر جديدة للماء وإعادة تأهيل محطة المياه الثقيلة بعد ان كانت معطلة لسنوات عديدة ومتابعة تأهيل ونظافة المجمعات الصحية وتأهيل وتطوير الحدائق على طول المسافة الممتدة ما بين ساحة الأعلام وبوابة دخول طلبة كلية الزراعة. وتم إنشاء مشتل على الأرض المقابلة للمركز الصحي يتألف من ظلة خشبية وبيتين بلاستيكيين خلال شهر تشرين أول 2011 لغرض سد احتياجات مركز الجامعة من الأشجار ونباتات الأزهار. كذلك جرى نصب العشرات من المصاطب حول الحدائق التي تم تأهيلها لجلوس الطلبة. فضلا عن إجراءات الصيانة الطارئة للوحدات السكنية والصيانة الدورية لآليات الجامعة ومتابعه انتظام خطوط نقل الموظفين وتهيئة الوقود والزيوت اللازمة للآليات والمولدات على مستوى الجامعة.


واضاف: كما أقيمت عدة دورات تخصصية مكثفة وندوات موسعة لشرح مضامين نجاح العملية الإدارية وتأهيل الملاكات القادرة على التواصل مع تلك الإجراءات من خلال إعداد برامج تدريبية مجانية لمعظم الملاكات الوظيفية العاملة في أقسام الصيانة والشؤون القانونية والمالية )الحسابات والمخازن( والإدارية والدراسات والتخطيط على مستوى رئاسة الجامعة والكليات وبما لا يقل عن تدريب (150) منتسباً سنوياً ، كما عقد العديد من الندوات للملآكات الإدارية على مستوى ت الجامعة لتوضيح مضامين القوانين والتعليمات المركزية، فضلاً عن التوجيهات الإدارية التقليدية والجديدة التي تتعلق بتفاصيل المهام اليومية على مستوى الأقسام والشعب والوحدات، منها على سبيل المثال ندوات حول الانتماء المؤسسي والانتماء الوظيفي وأخلاقيات المهنة وإدارة الوقت وفن التفاوض وأساليب حل النزاعات ومعوقات العمل الإداري وموضوعات أخرى. ومن ثمار هذه الجهود هو حصول الجناح الإداري على التسلسل الأول في الجامعة خلال التقييم الخاص بإستراتيجية مكافحة الفساد الإداري الذي جرى في كانون أول (2010) والذي شمل تشكيلات الجامعة كافة (23 تشكيل). ومن الجدير بالتوكيد هنا هو أن ما وصلت إليه جامعتنا اليوم من تقدم إداري كبير في مختلف المجالات كان نتيجة دعم رئاسة الجامعة وتعاون جميع العاملين المخلصين لجامعتهم ومحافظتهم ووطنهم ، لاسيما منتسبي الجامعة الذين شاركوا بجهودهم السخية ومقترحاتهم البناءة لتصويب هذا العمل، لذا نسجل لهم جميعاً الشكر والتقدير، ونأمل أن يشكل التقدم الذي حصل في تلك الأقسام والشعب والوحدات أساساً حافزاً للجميع لبذل مزيد من العمل ومزيد من التعاون لتحقيق ما تطمح إليه جامعتنا من تطوير وتحديث إداري. وثقتنا كبيرة بأن الله سبحانه وتعالى سيبارك جهود الخيرين المخلصين الذين أعطوا هذا الصرح العلمي الكثير من تفكيرهم وجهدهم عبر تفانيهم الدائم في العمل لإظهار الجامعة بالمستوى الذي يليق بها محلياً وعربياً ودولياً .

متابعة/عادل الفتلاوي