تسعى جامعة بابل الى تبني البرمجيات والانظمة المعلوماتية الحديثة المعمول بها في دول العالم واعتماد الاتمتة الادارية في جميع اقسام ودوائر الجامعة في سبيل تقديم افضل الخدمات لمنتسبيها من طلبة وتدريسيين وموظفين بالاضافة الى المراجعين من خارج الجامعة..وكان آخر ماتبنته الجامعة نظام الادارة الالكترونية الذي تم اعتماده رسميا في العمل الاداري اعتبارا من الاول من ايلول الجاري.


ولتسليط الضوء على هذا الموضوع الحيوي استطلعنا آراء عدد من منتسبي الجامعة لمعرفة انطباعاتهم وردود افعالهم التي بدت مرحبة بصورة واسعة بتبني العمل بهذا النظام.






وكانت وقفتنا الاولى مع السيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون الادارية الاستاذ الدكتور احمد خليل الحسيني الذي حدثنا قائلا:نظام الادارة الالكترونية جزء من العمل الاداري الجديد له ميزات عدة منها تخفيض التكاليف والوقت والجهد وهذه كلها امور تدخل ضمن الادارة الحديثة واصبح جميع بريد الجامعة عبارة عن انترانيت الكتروني يوزع للكليات ودوائر الجامعة عن طريق البريد الالكتروني كما يتم استلام الاجابات الكترونيا ايضا وقد اصبح اليوم تبادل البريد مع الجامعة الكترونيا فيما يخص بريد الشؤون القانونية وتم الغاء البريد الورقي في الارسال والاستلام في جميع مفاصل القانونية لما يتطلبه هذا البريد من نوع من السرية والاهمية لدخول امور المجالس التحقيقية والعقوبات الانضباطية.






واضاف : ان الجامعة كانت تستهلك شهريا مابين (15 ـ 20 ) بند ورقي ولكنها اليوم لاتحتاج سوى الى بند ونصف البند من الورق بفضل اعتماد الادارة الالكترونية وان الجامعة تسعى الى تامين البنى التحتية لانجاح العمل بهذا النظام وتوفيرها انترنت جيد وتأمين مستمر للطاقة الكهربائية.


*عميد كلية التربية البدنية وعلوم الرياضة الدكتورة امل علي سلومي : الادارة الالكترونية تعد من الادارات الناجحة جدا لانها توفر سرعة ودقة العمل والجهد وتقليل الورق مبينة ان الكلية حرصت على العمل بهذه الادارة فاغلب الكتب الرسمية التي يتم اصدارها كانت عن طريق الانتركم كما ان المحاضرات والقاعات الدراسية تم تجهيزها بلوحات الكترونية للدراسة النظرية والتطبيقية.


* معاون عميد كلية تكنولوجيا المعلومات الدكتور اسعد مهدي: بارك العمل بهذه الخطوة التي خطتها الجامعة وبين ان الكلية قامت بتطبيق الادارة الالكترونية في داخل الكلية قبل ثلاث سنوات وكانت بدايتها مع نظام "ليزر فش" الذي يتم فيه توزيع جميع الكتب الرسمية بصورة الكترونية كذلك التوجيهات والتعميمات التي فيها فائدة كبيرة مثل الارشفة وسهولة اعادة الاطلاع على البريد والامنية العالية للنظام.




واضاف: يجب التأكيد على توفير اسباب نجاح البرنامج الذي سوف يخدم الجامعة كثيرا وقد قامت الكلية بارسال مقترحات الى رئاسة الجامعة فيما يتعلق بعملية استقبال الكتب الرسمية ومشكلة البطئ وضبط تحديد الجهة المرسل لها البريد وفتح صفحات عدة للتنقل .


مؤكد ان اي نظام الكتروني حين يتم تطبيقه يراد له تحديثات مستمرة حاله حال الانظمة العالمية عندما يتم طرحها للاسواق فانها تحمل نسختين تكون النسخة الاولى منها تجريبية.
*مدير قسم الشؤون الادارية الدكتور سرمد عامر عباس: النظام المصمم الجديد يهدف للسيطرة على الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة وارسال الاجابات لها وتحديد الجهة المقصرة في تأخير اجابات الكتب ومدة التأخير لكل جهة كما يهدف الى ربط اقسام الجامعة بشبكة اتصال كي نتمكن من توجيه المذكرات الداخلية والطلبات عن طريق النظام كما يتم من خلاله تبادل جميع المراسلات الداخلية بين كليات واقسام وشعب ووحدات الجامعة.


واضاف: ان عمل النظام جاء لمتابعة الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة وله القابلية الكبيرة على خزن المعلومات التي تحتويها هذه الكتب كما يقوم النظام بخزن صورة مأخوذة بجهاز (السكنر ) ويأخذ المعلومات من كافة المرفقات التي تتبع الكتاب وصورتهاويقوم ايضاً بمتابعة هذه الكتب.




* السيدة مكارم جواد عباس مصممة نظام الادارة الالكترونية المنتسبة الى شعبة الانظمة والبرمجيات في مركز الحاسبة : النظام يخدم جميعاقسام ومراكز الجامعة معتمدا لغة قواعد البيانات الشبكيةVisual Web Developer وانه يعمل على شبكة من الحاسبات من خلال الحاسبة الرئيسة داخل رئاسة الجامعة بينما تكون الحاسبات الباقية موزعة على اقسام كليات الجامعة ليقوم بمتابعة جميع الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة مع مرفقاتها وتحديد الاجابات لها”.


واوضحت : ان الجزء الاخير يكمن في متابعة الكتب الصادرة والواردة من خلال الواجهة المتمثلة بعرض الكتب المستلمة حيث يتم في هذه الواجهة عرض تفاصيل كل كتاب مرسل من ناحية الجهات التي فتحته وقرأته وتأريخ قراءته ليتم توثيق ذلك الكترونيا في حين ان الكتب التي لم تفتح فيكتب عليها غير مقروءة ويتم فيها ايضا طباعة هذا التقرير.


وبينت السيدة مكارم :ان مجموع المخولين العاملين في هذا النظام (59) مخول بواقع (19) مخول من الكليات و(40) مخول من اقسام ومراكز التابعة لرئاسة الجامعة.
* السيد تحسين علي ياس/ مسؤول شعبة المعلوماتية في رئاسة الجامعة: نظام الادارة الالكترونية اسهم بشكل كبير في سلاسة العمل الاداري وخاصة حين التعامل مع الكليات التي تقع خارج مجمع الجامعة لانجاز الكتب بوقت قياسي قصير كما ان الادارة الالكترونية لاتقتصر على ارسال الكتب واستلامها وانما توفر خدمة الكترونية اخرى تتمثل في المخاطبات والمذكرات الداخلية او الملاحظات والطلبات.


واضاف: هنالك تعاون كبير بين شعبة المعلوماتية ومركز الحاسبة الالكترونية بتبني ماهو جديد من الانظمة والبرمجيات وانه من الامور المهمة التي تم اضافتها للادارة الالكترونية (الارشفة الالكترونية)فمجرد ادخال اي كتاب عبر النظام سيتم ارشفته كما ان جامعة بابل تميزت بالعمل "بنظام الافراد الشبكي" الذي يعد من الانظمة الالكترونية الفريدة التي تبنتها الجامعة على مستوى العراق والذي من خلاله يمكن انجاز "خلاصة الخدمة" للموظف والتدريسي بدقائق معدودة وقد انجزت شعبة المعلوماتية انشاء اضابير الكترونية لجميع الموظفين تحمل جميع البيانات بشكل مفصل مثل كتب الشكر والقدم والعلاوات والترفيعات وان الشعبة لديها مشروع جديد قيد الدراسة يسمى "بنظام الاجازة الالكترونية" الذي يهدف لتلافى استخدام نماذج الاجازة الورقية ومشاكلها.


* السيد علي لؤي مدير مكتب رئيس الجامعة: تم تطبيق النظام في مكتب رئيس الجامعة اعتبارا من الاول من تموز الماضي وهو نظام ناجح جدا لانه يوفر الوقت والجهد وخاصة عند التعامل مع الكتب الخارجية للكليات التي تتطلب اجابات مستعجلة للوزارة.






*السيد بشار حسين علي مخول النظام في مكتب رئيس الجامعة : ان نظام الادارة الالكترونية نظام جديد ومتطور قام به مركز الحاسبة بالجامعة ويعتبر من الانجازات الفريدة على مستوى الجامعات العراقية فهو يواكب عصر التكنولوجيا والمعلوماتية وله العديد من المزايا المعروفة فهو يقلل من الورق والجهد والوقت وفيه سرية تامة واننا نطمح الى ان يكون عمل النظام ضمن مستوى الجامعات العراقية كافة .


*السيد عبد العزيز محمد ماضي مسؤول وحدة الصادرة في رئاسة الجامعة :نظام الادارة الالكترونية يعتبر خطوة جبارة وناجحة "مئة بالمئة" فهو يوفر سرعة في اصدار الكتب ووصولها وترشيد استهلاك الورق واجهزة الاستنساخ والطباعة وتوفير اموال للدولة واهم شئ سرعة وصول المخاطبات بين الكليات ورئاسة الجامعة والدوائر المعنية وهنالك ضمان حقيقي لوصول البريد .


* السيدة فطم يوسف كريم مسؤولة شعبة الملاك والتوظيف العمل خدمنا كثيرا لانه سريع وخاصة في موضوع التعميمات عندما يكون المعتمد مجاز او متأخر مما يتسبب هذا بتأخير وصول البريد كما ان النظام يلقي الحجة على الكليات في عملية عدم استلام البريد من الصادرة وقد اكدت وجود كليات متفاعلة مع النظام واستلام بريد من الكليات بصورة مستمرة طوال اوقات الدوام الرسمي في حين كان البريد يأتي لمرة واحدة من قبل المعتمدين.


* السيد محمد ابراهيم كريم مخول شعبة التوظيف والملاك: اقترح اضافة ميزة الى نظام الادارة الالكترونية بوضع رقم وتاريخ الكتب الصادرة بشكل تلقائي وعدم اعتماد الصادر والوارد واضافة ميزة معرفة الوقت المتبقي للكتب المحددة للاجابة عليها خلال سقف زمني معين وياحبذا تسمية من (2 ـ 4) مبرمجين لتكوين فريق عمل لتكوين نظام مثالي لكونه متشعب وهائل بالاحتياجات البرمجية ولايقل اهمية عن موقع الجامعة الالكتروني ويكون هذا الفريق تحت اشراف رئيس الجامعة ومتابعة مركز الحاسبة الالكترونية واقترح ايضا تطوير النظام وبناء انظمة جديدة بديلة وان يكون فريق العمل مستمر في متابعة وتطوير النظام الجديد وتلقي المقترحات الراجعة من المخولين ووضع الحلول المناسبة واقترح ايضا اضافة ميزة للنظام بالاتصال بالحاسبة الخاصة بوضع كل من التوقيع الالكتروني مباشرة كما اقترح استحداث شعبة خاصة لتطوير الادارة الالكترونية ترتبط اداريا بمركز الحاسبة.


استطلاع / عادل الفتلاوي وهادي مهنه عوض