قسم الشؤون المالية
يتألف هذا القسم من شعبة حسابات الموازنة الأعتيادية ,شعبة حسابات صندوق التعليم العالي ,شعبة حسابات الخطة الأستثمارية والأعمار ,شعبة المخزن المركزي .
شعبة حسابات الموازنة الأعتيادية
الجامعة والكليات .( مشتريات, سلف, الامانات, رواتب, استقطاعات الرواتب , الايفادات داخل القطر, ايفادات خارج القطر, والمعاملا ت الاخرى قبل ارسالها الى التدقيق) يقع على عاتق شعبة حسابات الموازنة الاعتيادية توفير الاعتماد للمعاملات قيد الانجاز ( قبل الشراء) لرئاسة الجامعة والمراكز والاقسام الاخرى و متابعة الموازنة بالنسبة لابوابها. ومعالجة العجز او الاحتياج للابواب ذات الصرف العالي لاجراء المناقلة عليها من الابواب ذات الوفر- وتجري هذه العملية ثلاث او اكثر في السنة المالية, كذلك تضم مهام الشعبة اعداد الموازنة التخمينية لرئاسة الجامعة وتوحيدها مع باقي الكليات ورفعها الى وزارة المالية سنويأ وتحرير الصكوك للمعاملات المنجزة والمدققة و متابعة الجداول التي ترسل شهريأ الى وزارتي المالية والتعليم العالي والبحث العلمي ومتابعة التمويل من وزارة المالية والسيوله النقدية مع مصرف الجامعة وبالذات خلال فترة الرواتب
شعبة صندوق التعليم العالي
تهدف الشعبة الى تضخيم الإيرادات لغرض معالجة الاختناقات التي تحصل وكذلك تفعيل دور العاملين في كافة انشطة التعليمة ومن خلال توزيع الحوافز السنوية , تقوم الشعبة ايضا بتسجيل وتبويب وتحليل العمليات الجارية للايرادات والمصاريف والسيطرة على الايرادات والمصاريف واعداد الميزانية المالية نهاية كل سنة لمعرفة المركز المالي للصندوق , تقوم شعبة صندوق التعليم العالي بكثير من المهام الادارية المالية ابرزها مسك سجل المقبوضات حيث يكون للصندوق محاسب يقوم بقبض المبالغ التي ترد الى الصندوق بموجب وصولات قبض المعتمدة لهذا الغرض .وتسجيل المبالغ القبوضة بحسب مفرداتها في سجل المقبوضات وعلى اساس الارقام المتسلسلة للدفتر .وتسليم المبالغ المقبوضة المتجمعة الى المصرف الحكومي المعتمد لحساب الصندوق و مسك سجل المدفوعات يثبت فيه مستند الصرف حسب تاريخها ويتبع النظام المحاسبي الموحد . ايضا تضم قائمة مهام شعبة صندوق التعليم العالي مسك سجل الاستخدامات -يثبت فيه مستند القيد حسب نوع الصرف. و مسك سجل اليومية العامة -ترحل اليه قيود غلق المقبوضات والمدفوعات ولاستخدامات والعمولات المصرفية والتسويات القيدية وتسويات السلف ومسك سجل الاستاذ العام من خلال ترصد سجل الاستاذ العام يتم عمل الحسابات الختامية و مسك سجل محاسبة يثبت فيه مستندات ذات الثمن مثل وصولات وصكوك و مسك مطابقة كشف البنك ويتم فيه مطابقةالحساب الجاري مع كشف المصرف واعداد الخلاصة بموجب النطام المحاسبي الموحد
تتضمن مهام الشعبة ايضا توجيه كتب الى الكليات لتسديد حصة الجامعة من ايرادات الدراسة المسائية ومتابعة اصحاب الاكشاك والنوادي لتسديد مابذمتهم من مبالغ بالتعاون مع الشعبة القانونية وتزويد الجهات ذات العلاقة بالمعلومات الخصة بالصندوق وتنسيق العمل مع مركز الحاسبة بشان اتمام الدورات في كفاءة الحاسبة والدورات والامتحانات ic3 وتهيئة وتحديد الأموال الأزمة لشراء المواد والمستلزمات التي يحتاجها مركز الحاسبة وتنسيق العمل مع مركز التوفل من خلال قطع الوصولات للمشاركين في الدورات ولامتحانات بالاضافة الى تسهيل المعاملات المالية الخاصة بالصرف ومتابعة صرفها صرفها بالسرعة الممكنة وواعداد التقارير الخاصة بالرقابة المالية
شعبة حسابات الخطة الأستثمارية
تهدف الشعبة الى تضخيم الإيرادات لغرض معالجة الاختناقات التي تحصل وكذلك تفعيل دور العاملين في كافة انشطة التعليمة ومن خلال توزيع الحوافز السنوية وتقوم بعملية تسجيل وتبويب وتحليل العمليا ت الجارية للايرادات والمصاريف والسيطرة على الايرادات والمصاريف واعداد الميزانية المالية نهاية كل سنة لمعرفة المركز المالي للصندوق , تقوم شعبة حسابات الخطة الأستثمارية بالعديد من المهام الادارية ضمن التصنيف المالي منها مسك سجل المقبوضات حيث يقوم محاسب الصندوق بقبض المبالغ التي ترد الى الصندوق بموجب وصولات قبض المعتمدة لهذا الغرض وتسجيل المبالغ القبوضة بحسب مفرداتها في سجل المقبوضات وعلى اساس الارقام المتسلسلة للدفتر وتسليم المبالغ المقبوضة المتجمعة الى المصرف الحكومي المعتمد لحساب الصندوق
ايضا تقوم شعبة حسابات الخطة الأستثمارية مسك سجل المدفوعات -يثبت فيه مستند الصرف حسب تاريخها ويتبع النظام المحاسبي الموحد , و مسك سجل الاستخدامات - يثبت فيه مستند القيد حسب نوع الصرف.و مسك سجل اليومية العامة -ترحل اليه قيود غلق المقبوضات والمدفوعات ولاستخدامات والعمولات المصرفية والتسويات القيدية وتسويات السلف , مسك سجل الاستاذ العام ومسك سجل محاسبة - يثبت فيه مستندات ذات الثمن مثل وصولات وصكوك ومسك مطابقة كشف البنك - مطابقةالحساب الجاري مع كشف المصرف واعداد الخلاصة بموجب النطام المحاسبي الموحد
ملخص آلية العمل في وحدة إصدار الهويات
إصدار هويات منتسبي الجامعة :-
يوجد نظام إصدار هويات خاص بتدريسيين وموظفين الجامعة ويتلخص عمل النظام بـ:-
1-ملئ الاستمارة الالكترونية الخاصة بنظام إصدار هويات الطلبة الموجود في موقع الجامعة.
2- تدقق وترفع المعاملة من قبل المخول الموجود في الكلية إلى رئاسة الجامعة بعد تدقيق البيانات .
3-بعد التأكد يسحب له وصل الكتروني و يتم توقيع الوصل من قبل مدير الدائرة والمسؤول المباشر وتوقيع الحسابات برئاسة الجامعة .
4-يقوم الموظف في رئاسة الجامعة تدقيق البيانات المرسلة عن طريق نظام إصدار الهويات مع نظام الافراد الشبكي لتأكيد المعاملة المرسلة .
5- بعد التأكيد ترفع المعاملة الى النظام كهوية منجزة .
6-بعدها يتم سحب الهوية.
مميزات العمل بهذا النظام
1- يعمل النظام ضمن شبكة الانترنت وليس الانترانيت فقط .
2- يستطيع الموظف ان يقوم بالتسجيل بعد ان يتم الحصول على الرقم الوظيفي الموحد الخاص بموظفي جامعة بابل
3- لا يمكن تسجيل اي شخص بالنظام الا بعد تطابق الرقم الوظيفي مع رقم هوية الاحوال المدنية او البطاقة الوطنية .
4- لا يقبل تكرار الاسم المدخل في النظام .
5- سرعة انجاز المعاملة واختصار الوقت .
اصدار هويات الطلبة
1- يتم ارسال استمارات بأسماء الطلبة ورقياً من قبل الكلية التي ليس لديها جهاز اصدار هويات .
2- يتم تدقيق الاستمارات مع نظام تسجيل الطلبة .
3- يتم بعدها ادخال بيانات الطلبة يدويا ببرنامج جهاز سحب الهويات.
4- بعد التدقيق يتم سحب هوية الطالب.
اصدار هويات العقود
1-توجد استمارة يدوية خاصة بهم .
2-يتم تدقيق الاستمارة بعد توقيع المسؤول المباشر والمسؤول الأعلى للمتعاقد.
3- يتم بعدها سحب الهوية .
4-يتم تجديد الهوية كل سنة وفق التعليمات .
اصدار هويات طلبة الدراسات العليا
1- يتم إرسال استمارات بأسماء الطلبة ورقياً من قبل كليات الجامعة .
2- يتم بعدها إدخال بيانات الطلبة يدويا ببرنامج جهاز سحب الهويات.
3- بعد التدقيق يتم سحب هوية للطالب.
اتلاف الهويات
1-يتم سحب الهوية بعد إكمال الطالب دراسته وتبرئة ذمته .
2-يتم جرد الهويات المستلمة بنظام الاكسل .
3-توجد لجنة خاصة بجرد الهويات تقوم بإتلافها وفق التعليمات الصادرة.
شعبة الصيانة والادامة
ترتبط شعب الصيانة والادامة بالجناج الاداري المرتبط بمكتب السيد المساعد الاداري للشؤون الادارية والمالية وهي تتألف شعبة الصيانة و شعبة الأليات و الشعبة الزراعية و شعبة المحطات. تتولى شعبة الصيانة العامة صيانة التأسيسات الكهربائية للأبنية والوحدات السكنية ضمن مجمع الجامعة وصيانة التأسيسات المائية الداخلية والتي تشمل شبكة الماء الصافي وشبكة الماء الخابط في مجمع الجامعة بما فيها الوحدات السكنية في مجمع الجامعة وصيانة المجاميع الصحية للوحدات السكنية ولأقسام ومراكز رئاسة الجامعة وصيانة الأجهزة الكهربائية خاصة أجهزة التكييف والثلاجات والمجمدات وصيانة مضخات المياه التابعة للجامعة والإشراف على ربط وإدامة خزانات المياه العذبة للوحدات السكنية .كما تقع على عاتقها تصريف مياه الأمطار و صيانة محطة المياه الثقيلة وصيانة آبار المياه الثقيلة وصيانة نافورات المياه وصيانة الأثاث الخشبي ومخاطبة الدوائر ذات العلاقة بشبكات الماء الصافي والخابط لصيانة وتطوير وزيادة كمية الضخ.
تتولى شعبة الآليات العامة تجهيز آليات الجامعة بالوقود اللازم من خلال محطة الوقود الخاصة بالجامعة اذ يتم وضع حصص لكافة آليات الجامعة إضافة الى المولدات على مستوى الجامعة على وفق حصة الجامعة من الشركة العامة للمنتجات النفطية وإجراء كشوفات ميدانية دورية لكل آلية ومولدة على مستوى الجامعة لبيان حاجتها للوقود وتنظيم خطوط النقل الموحد لمنتسبي الجامعة اذ يعمل أسطول النقل المؤلف من 30 خطا لنقل المنتسبين من مختلف مناطق المحافظة إلى الجامعة وبالعكس وتوثيق كافة البيانات الخاصة بالوقود في سجلات ورقية واليكترونية وتنظيم إجراءات صيانة آليات الجامعة سواء كان بواسطة ورشة الصيانة داخل مجمع الجامعة أو الصيانة خارج الجامعة كما تتضمن توثيق كافة إجراءات الصيانة من خلال إدخال البيانات ذات العلاقة على نظام الآليات الذي أعد من قبل شعبة المعلوماتية الإدارية لهذا الغرض وتأهيل السواق الجدد لممارسة مهامهم على وفق السياقات السليمة ومراجعة الدوائر ذات العلاقة بعمل الشعبة ومتابعة فحص السيارات عند الاستلام والتسليم. تتولى الشعبة الزراعية الاهتمام بالجانب الجمالي للجامعة من خلال إدامة حدائق الجامعة وتطويرها والعمل على زراعة رقعة مجمع الجامعة التي تمتد على مساحة (250) دونما ومتابعة إجراءات تقليم الأشجار وتنظيف المساحات الخضراء ومتابعة زراعة دايات الأزهار وأشجار وشجيرات الزينة وتنظيم عمليات ري حدائق الجامعة من خلال شبكة الماء الخابط وتانكرات المياه وتطوير حدائق الجامعة وتشغيل نافورات المياه ومتابعتها.
تتولى شعبة المحطات مهام تأهيل مضخات المياه وصيانتها وتأهيل الخطوط الرئيسة الناقلة للماء الصافي والماء الخابط ومياه الصرف الصحي وصيانتها وصيانة البوردات الكهربائية والخطوط الناقلة للكهرباء وتشغيل آبار المياه الثقيلة ومحطة الضخ الرئيسة وصيانتها والتي تقوم بسحب المياه من الآبار ومعالجتها وطرحها خارج الجامعة وصيانة محطة مياه الإسالة بطاقة 200 م3 داخل الجامعة اذ يتم تصفية مياه الشرب وضخ الماء الى أبنية الجامعة وصيانة وتصليح العطلات التي تحدث للمحطة وخط الإسالة الواصل من مدينة الحلة الى الجامعة وصيانة مجمع خزان الماء داخل الجامعة وصيانة محطة تقوية الإسالة الداخلية ونصب نظام التشغيل الأوتوماتيكي ومتابعة دائرة المجاري والإسالة والموارد المائية لتنظيم تدفق المياه للجامعة.