التخطيط للمؤتمرات العلمية

بعد أن غدت المؤتمرات العلمية من وسائل النشر العلمي الرائدة , أصبح لابد للمجتمعات من دعم هذه الصناعة العلمية فظهرت العديد من المنظومات الاكاديمية التي اختصت في تنظيم و إعداد المؤتمرات العلمية بما يتوافق و نوع المؤتمر و احتياجاته من حضور و فعاليات و أوراق بحثية و هيئات إشراف و تحكيم و عمليات الدعوة و الإعلان و استقبال المشاركين . حيث صنفت المؤتمرات العلمية إلى عدد من التصنيفات منها حسب النطاق الجغرافي لمكان انعقاد المؤتمر العلمي و نسبة جنسيات الحضور و أماكن إقامتهم مثل المؤتمرات العلمية الدولية التي تعقد لسبب يجتمع عليه الرأي الدولي أو اكتشاف سيغير التاريخ و المؤتمرات العلمية الإقليمية و التي تنعقد غالبا لحل مشكلة على صعيد الدول المجتمعة ضمن إقليم واحد مثل مؤتمرات السلام أو الأمن أو المؤتمرات الطبية لتشارك الخبرات الصحية , و المؤتمرات العلمية المحلية التي تنعقد على نطاق محد داخل الدولة. و منها المؤتمرات العلمية التي تنعقد حسب الهدف و الموضوع مثل المؤتمرات الهندسية أو الطبية و السياحية و مثل هذه المؤتمرات العلمية قد تنعقد بشكل مفاجئ و اضطراري أحيانا بسبب اكتشاف جديد أو ظهور مشكلة ما . و منها ما صنف حسب نوع المؤسسة أو المجال الذي قام ضمنه المؤتمر العلمي , مثل المؤتمرات العلمية المنعقدة في الجامعات أو مؤتمرات الجمعيات و البحث العلمي .

خطوات و مراحل تنظيم المؤتمر العلمي الناجح

مرحلة ما قبل المؤتمر – التخطيط : و في هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف التي سيقوم المؤتمر العلمي عليها و الأسباب التي انعقد من أجلها كأن يكون بسبب ظهور اكتشاف علمي أو بهدف رفع المستوى العلمي و تنشيط حركة البحث و رفع تقييم الجامعات أو لحل قضية اجتماعية . كذلك وضع الموضوعات التي سيتناولها و الأسس التي سيتبعها , مثل مناقشة أحد جوانب الاختصاص أو فكرة جوهرية دون أخرى في مجال معين مثل مناقشة مرض التوحد في المؤتمرات الطبية . وتحديد المكان الذي سينعقد فيه اللقاء و الذ يعتبر أحد أساسيات المؤتمر العلمي الناجح و يتم اعتماد المكان وفقا لعدد من العوامل من أهمها سهولة الوصول و طبيعة المناخ و المواقع الجذابة و توافر القاعات المطلوبة و حجمها بما يستوفي مقاعد لعدد الحضور من مدعوين و مشاركين و توافر القاعة الرئيسية و تجهيزاتها الضوئية و الصوتية و أجهزة العرض و توفر وسائل الاتصال و استخدام أفضل الوسائل التكنولوجية الحديثة. بالإضافة لتحديد الجهات الراعية للمؤتمر و قيمة الدعم المالي المقدم و مدى توافقه مع التكاليف المتوقعة و قدرات الترفيه و النشاطات الممكنة و التي تدعم النهوض و انجاز المؤتمر العلمي الناجح . ايضا دراسة برامج المؤتمر العلمي المُعد لإقامته و الفعاليات المصاحبة له و ما يتبعها من برامج حسب الميزانية الموضوعة و تشمل هذه الفعاليات على الافتتاحية وهذا يعني تقديم الخبراء و العلماء المدعوين إلقاء الكلمات , بالإضافة إلى إقامة المعارض التعريفية بجوانب الأبحاث المشاركة في المؤتمر العلمي و ورش العمل لما تقدمه من توضيحات و تطبيقات واقعية لمحتوى الأبحاث المشاركة و لا نغفل عن الجولات السياحية في المنشآت المرتبطة بموضوع المؤتمر أو السياحة في البلد المستضيف للمؤتمر العلمي و بخاصة في حال المؤتمرات العلمية الدولية . بالاضافة الى المشاركة و دعوة الشخصيات الاعتبارية و نشر الإعلانات للتقديم و إرسال الأبحاث و المشاركة لحضور المؤتمر : فعلى المهتمين تقديم طلب المشاركة و إرسال أبحاثهم للإدارة و المسؤولين عن عملية المراجعة و التدقيق , و يتم التقديم بطلب المشاركة بعد الإعلان عنه في و سائل الإعلام المرئية و المكتوبة ووسائل التواصل الاجتماعي و غالبا يتم التواصل مع إدارة المؤتمرات العلمية مباشرة عن طريق البريد الإلكتروني و إرسال كافة المستندات و التعاملات و تلقي الردود , كما يتم دعوة بعض الشخصيات المعروفة في اختصاص موضوع المؤتمر للمشاركة و تعتبر هذه الأمور من أهم عوامل المؤتمر العلمي الناجح . كما ان من أهم الأمور التي تركز عليها لجنة التنظيم للنهوض بمؤتمر علمي ناجح هي تعيين كادر تحكيمي ذو كفاءة عالية و هيئة إشراف لاستقبال الأبحاث المقدمة من المشاركين و تحكيمها و نشرها .

المرحلة الثانية – مرحلة التنفيذ: ويتم فيها استقبال الحضور و ضبط الفعاليات و الوقت و تقديم المشاركين و يجب أن يتميز المنظمين و إدارة المؤسسة المعد للمؤتمر بالمهارات العلمية و السلوكية و سبل التعامل و التواصل , و من مهامهم إدارة كافة جوانب المؤتمر العلمي الداخلية و الخارجية , و ذلك بما يتعلق بالحضور و مكان إقامتهم و فترات الاستراحة و الوجبات و سبل الراحة و توفير المعدات المطلوبة لبرامج المؤتمر و تدارك المشاكل . بالإضافة لدعوة الصحافة و الإعلام و إمكانية بث وقائع المؤتمر العلمي بشكل مباشر , و وضع جداول معيارية للعمل علليها و على المسؤولين عن تنظيم المؤتمرات العلمية تقديم طلب التقييم من قبل الحضور لفعالية التنظيم للمؤتمر العلمي و تلقي الشكاوي و عدم إغفالها . و من الأهداف و الفوائد المتوقع تحصيلها : الخروج بنتائج و دراسات جديدة تقدم تغيير أو تطوير لأحد جوانب المجتمع . دعم اللقاء و التشارك بين الخبراء و الباحثين المشاركين و ما ينعكس من ذلك على عملية التبادل العلمي . الانفتاح العلمي و الاستفادة من النقاشات التي تجري في خرج الباحثين بمعرفة جديدة تفتح أمامهم سبل للدراسات جديدة . بناء العلاقات الاجتماعية بين الاكاديميين . توثيق الأبحاث المقدمة للمشاركة و بالتالي حفظ الحقوق الفكرية للباحثين . زيادة ثقة الباحثين بأنفسهم من خلال عرضهم للأبحاث أمام الحضور . اعتماد المؤتمر كقاعدة بيانات علمية يتم الاستناد إليها و للأبحاث المنشورة فيها مستقبلا .

المرحلة الثالثة – مرحلة ما بعد المؤتمر العلمي: و تتضمن هذه المرحلة تجميع المراجع و حفظ البرامج و كتابة تقارير التقييم و المشاكل التي واجهة المنظمين للاستفادة المستقبلية منها و نشر وقائع المؤتمر العلمي بما في ذلك الأبحاث المقدمة و المناقشة في المؤتمر , و تسعى بعض المؤسسات المنظمة لتخفيف العبء عنها للتعاقد مع مجلات علمية محكمة تقوم بعملية تقييم للأبحاث المقدمة في المؤتمرات العلمية و نشرها في موقع المجلة أو طباعتها . كما يتم طرح التوصيات التي جاءت في الأبحاث المنشورة و طرحت في المؤتمر العلمي على المؤسسات المعنية بغاية العمل عليها و الاستفادة منها .

مؤتمرات الجامعة

نعمل على فهرسة جميع المؤتمرات الدولية والمحلية المنظمة بواسطة جامعة بابل وحفظ هذه المؤتمرات لاغراض المراجعة والاستشهاد في المستقبل. يمكنك الاطلاع على الارشيف الكامل لمؤتمرات جامعة بابل من الرابط ادناه

ارشيف المؤتمرات

تطبيق ندوتي الالكتروني

للاطلاع على حركة المؤتمرات والندوات وورش العمل في جامعة بابل, ندعوك لزيارة تطبيق ندوتي.

موقع ندوتي الالكتروني

عوامل نجاح المؤتمرات العلمية

- الالتزام بقواعد الأوراق البحثية المقدمة للنشر في المؤتمر العلمي .

- الالتزام بالحضور في المكان و الوقت المناسب و الالتزام بتعاليم إدارة تنظيم المؤتمر .

- تأمين المستلزمات و المعدات و جاهزيتها مما يخلق الراحة النفسية للمشاركين .

- التعريف بالحضور و الشخصيات المهمة في حال لم يسبق اللقاء بينهم.

- المساوات بين الحضور و إتاحة الفرصة للمشاركة العادلة للجميع .

- التخاطب من قبل الإدارة لعدم الخروج عن الموضوع و إضاعة الوقت .